Por: Dani Sampa -
Antes de organizar um evento é necessário identificar em qual gênero ele se enquadra. Se ele assume o intuito empresarial, comercial ou de confraternização. Vamos atentar a alguns detalhes fundamentais a realização de um evento. A meu ver a organização de um evento requer muita disciplina. Faz-se necessário saber o quanto irá empreender e possuir habilidades para administrar o dinheiro, ou seja, o organizador precisa controlar os gastos para não ultrapassar os limites do orçamento.
Sem dinheiro não se faz nada. Isso já nos é sabido. Por isso, realizar algo contando com a bilheteria, sem possuir um caixa supridor, caso o plano dê errado, é loucura.
Você está lendo isso e pensa de forma indignada:
— Ah Daniela, não podemos entrar negativamente no projeto. Precisamos de otimismo.
Respondo: — Entrar negativamente é diferente de entrar sem um PLANO B para TODOS os mínimos detalhes.
Nesses anos que estou no meio de eventos, tenho visto muitas pessoas chegando "COM TUDO" e sumindo do mapa na mesma velocidade. Pessoas que se aventuraram achando que tudo daria certo e que seria um sucesso de bilheteria, público e etc.. Tem gente procurando por estes até hoje.
Uma frase muito falada hoje em dia é "Sonhe Alto" e muitos se esquecem de estar acordado para a realização dos mesmos.
Ou seja: Pés no chão para se correr com sobriedade atrás do que se sonha é fundamental!
Não há mais tempo para se fazer loucuras por status ou por empolgação. Esses que assim o fazem estão sujeitos a serem engolidos pelo mundo corporativo, não deixando assim boa lembrança.
Mas vamos ao tema propriamente dito, pois o texto acima, suponho, já deve ser do conhecimento de todos.
- O espaço onde o evento vai decorrer é primordial.
Esta é uma das primeiras situações que surgem numa planificação de um espetáculo.
Qual o espaço onde esse evento irá decorrer?
Vamos perceber que analisando mais de perto teremos um problema a vários níveis.
No processo de seleção do espaço tenham em consideração:
- Quais as exigências técnicas e logísticas do espetáculo.
Vou dar um exemplo. Se o acesso a sala onde a atuação vai acontecer for um vão de escadas onde só cabe "meia” pessoa magra, prepare-se para enfrentar problemas sérios com a empresa de som e luz que lá estarão para montar a estrutura.
Pode acontecer até de eles recusarem-se a fazer a montagem. Precisam de espaço adequado a fim de se locomoverem com segurança e liberdade. Não queremos que no dia do nosso evento a empresa da montagem se negue a fazer o trabalho, queremos?
Pois bem, atentemos então a este importantíssimo detalhe.
Para além do problema dos acessos, muitos outros pormenores merecem a nossa atenção. Vamos lá?
- Há saídas de emergência?
- Sim, várias, mas preste atenção se as mesmas estão operacionais ok? Você pode até pensar que isso é um absurdo, mas eu mesma já cometi esse "FALHA" deixando de verificar esse "mero", porém importante detalhe!
Eu estava no local do evento e precisei sair rapidamente para outro ambiente e qual foi a minha surpresa ao abrir aquela porta com uma grande placa: "Saída de Emergência"? Aquele ponto de acesso havia se tornado depósito de material de construção. Imaginem a cena...não, não, melhor não imaginarem nada (rs) foi horrível!
Voltemos aos nossos detalhes.
- Há W.C no local ou será preciso alugar?
Alerta! O aluguel do mesmo será relativo ao número de pessoas que possam vir a ocupar o espaço.
Utilizar um banheiro químico já é constrangedor (pelo menos eu acho). Ainda mais se quando saímos daquele cubículo, vemos aquela fila imensurável. Detalhe: todos necessitados da utilização emergencial do mesmo. Que vergonha!(rs). Evitemos constrangimento e coloquemos o número certo desse equipamento.
- O quadro eléctrico aguenta a potência exigida pelo material de som, luz, etc.?
- Alugaremos um gerador?
- O palco tem espaço para mesa de munição? Se não for o caso, obviamente não vale a pena investir no aluguel de um sistema com mesa de frente e mesa de palco.
A atração precisa de espaço para se movimentar, mesmo que seja um acústico, se faz necessário um espaço em que o mesmo possa ficar a vontade.
Presenciei um evento onde o guitarrista toda hora colidia com o contrabaixista, estavam os dois há aproximadamente um passo de distância. Cruel!
- Um fator também deveras importante é o da segurança!
O espaço precisa de quantos homens para garantir a segurança no espetáculo? Órgãos competentes julgarão essa necessidade!
Não adianta querer economizar muito nesses pontos acima.
O que irá garantir o bom andamento do seu evento é que todos esses e muitos outros detalhes caminhem como uma engrenagem tendo esta poucas chances de falha.
Crie soluções estratégicas em casos de imprevistos no evento e invista em recursos personalizados para proporcionar originalidade à festa.
Em outra oportunidade falaremos com calma sobre as devidas licenças a serem pagas para que não corramos o risco do nosso evento ser interditado. Falaremos também sobre muitos outros detalhes que não poderemos deixar passar batido, ok?
Que tudo o que fizermos, mesmo que pequeno a princípio, realizemos com excelência!
Carinhosamente - Dani Sampa Gospel - @DanySampaGospel
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