QUERO FAZER UM EVENTO, MAS POR ONDE DEVO COMEÇAR?

Por: Dani Sampa - [DICA SUPERGOSPEL]

Antes de organizar um evento é necessário identificar em qual gênero ele se enquadra. Se ele assume o intuito empresarial, comercial ou de confraternização.  Vamos atentar a alguns detalhes fundamentais a realização de um evento. A meu ver a organização de um evento requer muita disciplina. Faz-se necessário saber o quanto irá empreender e possuir habilidades para administrar o dinheiro, ou seja, o organizador precisa controlar os gastos para não ultrapassar os limites do orçamento. 

Sem dinheiro não se faz nada. Isso já nos é sabido. Por isso, realizar algo contando com a bilheteria, sem possuir um caixa supridor, caso o plano dê errado, é loucura. 

Você está lendo isso e pensa de forma indignada: 

— Ah Daniela, não podemos entrar negativamente no projeto. Precisamos de otimismo. 

Respondo: — Entrar negativamente é diferente de entrar sem um PLANO B para TODOS os mínimos detalhes. 

Nesses anos que estou no meio de eventos, tenho visto muitas pessoas chegando "COM TUDO" e sumindo do mapa na mesma velocidade. Pessoas que se aventuraram achando que tudo daria certo e que seria um sucesso de bilheteria, público e etc.. Tem gente procurando por estes até hoje. 

Uma frase muito falada hoje em dia é "Sonhe Alto" e muitos se esquecem de estar acordado para a realização dos mesmos. 

Ou seja: Pés no chão para se correr com sobriedade atrás do que se sonha é fundamental! 

Não há mais tempo para se fazer loucuras por status ou por empolgação. Esses que assim o fazem estão sujeitos a serem engolidos pelo mundo corporativo, não deixando assim boa lembrança. 

Mas vamos ao tema propriamente dito, pois o texto acima, suponho, já deve ser do conhecimento de todos. 

- O espaço onde o evento vai decorrer é primordial. 

Esta é uma das primeiras situações que surgem numa planificação de um espetáculo. 

Qual o espaço onde esse evento irá decorrer? 

Vamos perceber que analisando mais de perto teremos um problema a vários níveis. 

No processo de seleção do espaço tenham em consideração: 

- Quais as exigências técnicas e logísticas do espetáculo. 

Vou dar um exemplo. Se o acesso a sala onde a atuação vai acontecer for um vão de escadas onde só cabe "meia” pessoa magra, prepare-se para enfrentar problemas sérios com a empresa de som e luz que lá estarão para montar a estrutura. 

Pode acontecer até de eles recusarem-se a fazer a montagem. Precisam de espaço adequado a fim de se locomoverem com segurança e liberdade. Não queremos que no dia do nosso evento a empresa da montagem se negue a fazer o trabalho, queremos? 

Pois bem, atentemos então a este importantíssimo detalhe. 

Para além do problema dos acessos, muitos outros pormenores merecem a nossa atenção. Vamos lá? 

- Há saídas de emergência? 

- Sim, várias, mas preste atenção se as mesmas estão operacionais ok? Você pode até pensar que isso é um absurdo, mas eu mesma já cometi esse "FALHA" deixando de verificar esse "mero", porém importante detalhe! 

Eu estava no local do evento e precisei sair rapidamente para outro ambiente e qual foi a minha surpresa ao abrir aquela porta com uma grande placa: "Saída de Emergência"? Aquele ponto de acesso havia se tornado depósito de material de construção. Imaginem a cena...não, não, melhor não imaginarem nada (rs) foi horrível! 

Voltemos aos nossos detalhes. 

- Há W.C no local ou será preciso alugar? 

Alerta! O aluguel do mesmo será relativo ao número de pessoas que possam vir a ocupar o espaço. 

Utilizar um banheiro químico já é constrangedor (pelo menos eu acho). Ainda mais se quando saímos daquele cubículo, vemos aquela fila imensurável. Detalhe: todos necessitados da utilização emergencial do mesmo. Que vergonha!(rs). Evitemos constrangimento e coloquemos o número certo desse equipamento. 

- O quadro eléctrico aguenta a potência exigida pelo material de som, luz, etc.? 

- Alugaremos um gerador? 

- O palco tem espaço para mesa de munição? Se não for o caso, obviamente não vale a pena investir no aluguel de um sistema com mesa de frente e mesa de palco. 

A atração precisa de espaço para se movimentar, mesmo que seja um acústico, se faz necessário um espaço em que o mesmo possa ficar a vontade. 

Presenciei um evento onde o guitarrista toda hora colidia com o contrabaixista, estavam os dois há aproximadamente um passo de distância. Cruel! 

- Um fator também deveras importante é o da segurança! 

O espaço precisa de quantos homens para garantir a segurança no espetáculo? Órgãos competentes julgarão essa necessidade! 

Não adianta querer economizar muito nesses pontos acima. 

O que irá garantir o bom andamento do seu evento é que todos esses e muitos outros detalhes caminhem como uma engrenagem tendo esta poucas chances de falha. 

Crie soluções estratégicas em casos de imprevistos no evento e invista em recursos personalizados para proporcionar originalidade à festa. 

Em outra oportunidade falaremos com calma sobre as devidas licenças a serem pagas para que não corramos o risco do nosso evento ser interditado. Falaremos também sobre muitos outros detalhes que não poderemos deixar passar batido, ok? 

Que tudo o que fizermos, mesmo que pequeno a princípio, realizemos com excelência! 

Carinhosamente  - Dani Sampa Gospel - @DanySampaGospel